Psychology of Risk Taking Behavior

Auteur: Rüdiger M. Trimpop

Het onderwerp – hoe de psychologie van het gedrag van het nemen van risico’s in elkaar zit – wordt opgesplitst in vragen.

Research Implicaties van een Motivatie voor Risico’s

Is er een Persoonlijkheidsfactor bij het nemen van risico’s?

De sample van personen bestond niet uit professionele risico nemers (soldaten, brandweer, politie, civiele bescherming,, stuntmannen, race car rijders,…) maar vooral uit jonge blanke mannen en universiteitsstudenten van een medium-sized Canadese stad.

Bewijs voor een algemeen risico nemende persoonlijkheidstrek, hoewel statistisch significant, was niet zo sterk als sommige theorieën voorspelden. Dit kan liggen aan het sample, maar de meeste theorieën hadden vergelijkbare samples, zodat de bevindingen eerder twijfel doen rijzen over het niveau van invloed die persoonlijkheidstrekken hebben op het nemen van risico’s.

De conclusie is dat risicofactoren van persoonlijkheidskenmerken een significante rol spelen bij het gedrag van het nemen van risico’s, maar dat hun rol minder belangrijk is dan die van situationele factoren. De resultaten hebben belangrijke implicaties voor onderzoek over risico nemen, en voor veiligheidsmaatregelen (bijv. taak-specifieke selectie en de training van risico nemers).

Wat is ons motief om risico’s te zoeken?

De meeste theorieën van verwacht nut (verwachte opbrengst), beschouwden geen emotionele, noch fysiologische componenten, of de positieve aspecten van risico nemen, noch het belang van niet-materiële beloningen. Ook de RHT (Risk Homeostasis Theory) beschouwt risico (nemen) niet als iets waar men naar kan verlangen of een plezierige onderneming, maar als een louter extrinsiek gemotiveerde activiteit met eerder een tolereren van risico’s. Mensen zoeken echter intrinsieke zowel als extrinsieke beloningen. Bijv. dus ook plezierige emoties en plezierige opwinding. De literatuur over emotie, motivatie en de bevindingen van studies suggereren dat deze factoren meer effectief zijn in het aanschrijven (adressing) van motieven voor risicovolle of veilig gedrag dan materiële beloningen, wat (dit laatste: materiële beloningen) men meer bekomt met doelgericht gedrag.

Uit de testen is ook gebleken dat de proefpersonen algemeen hun limieten testen, alsook hun geluk en hun kansen wagen door risico’s te nemen. Niemand nam een volledig veilig parcours, iedereen nam verscheidene té riskante reacties. Dit wijst op een intrinsieke nood, wens en motivatie van de proefpersonen om risico’s te nemen. De onderlinge verschillen van waar, hoe en hoeveel risico ze willen zijn echter groot.

Conclusie is dus dat mensen intrinsieke beloning voelen voor risico nemen, zoals hormonale plezierige ervaringen, stimulatie van een fysiologisch pleziercentrum, emotioneel plezier, de ervaring van kleine verschillen tussen het gewenste – en het doelniveau van risico, of de eenheid van actie-georiënteerd- en doelgericht risico nemend gedrag. We nemen dus risico’s voor zowel het intrinsieke plezier als voor de extrinsieke materiële voordelen.

De kracht van aansporingen

Risk Motivation Theory (RMT) en RHT stellen dat aansporingen voor veilig gedrag een krachtig motief zijn voor het reduceren van risico nemende tendensen. Veranderingen van risicogehalte van een situatie zullen leiden tot een hoger waargenomen controle en dus tot compensatie gedrag. Daardoor worden extern geïntroduceerde veiligheidsvoordelen virtueel teniet gedaan. Externe aansporingen tot veiligheid manipuleren ook de intrinsieke motivatie van proefpersonen door het wijzigen van het gewenst- of het doelniveau van een risico. Het doelniveau van een risico is beïnvloed door een hoger waargenomen voordeel van veilig gedrag en hogere kost van risicovol gedrag, dus de proefpersoon kiest een minder riskante strategie.

Een extra bevinding is dat doelniveaus constant bijgesteld worden volgens de perceptie van het risiconiveau van de proefpersonen.

Dit suggereert dat men best aansporingen gebruikt voor veiliger gedrag. Sociale beloningen zijn daarbij sterker dan financiële. Sociale aansporingen kunnen met meer kans intrinsieke motivatie triggeren. Tevens suggereren de data dat aansporingen beter werken dan bestraffingen om veilig gedrag te stimuleren. Dus “Fame” werkt sterker dan “Fortune” of “Pain”.

Dit geldt ook bij fobieën: mensen met een fobie houden hun gedrag tot een alternatief gedrag wordt gerealiseerd dat meer belonend is dan het vermijdingsgedrag t.a.v. gevoelens als angst.

Of aansporingen het meest effectief werken op fysiek, economisch of sociaal niveau, of als ze worden gepresenteerd als voorwaardelijk voor een goede performantie of eerder als kansen in een loterij, kan variëren naargelang het individu, de situatie, of de cultuur en is de moeite voor verder onderzoek.

Hoe kunnen we onze risicomotivatie onder de knie krijgen en controleren?

Mensen streven naar een stijgende controle en stellen ons gedrag bij naargelang de situatie / behoeften, ook wanneer de perceptie van die controle een illusie is. Wanneer een situatie of een illusie van een situatie met meer onzekerheid en niet-vertrouwdheid zich aandient, worden we voorzichtiger, tot er zich terug een minder riskante situatie aandient.

Bij gokken, zoals het gooien van een teerling met 50% kans op de uitkomst van drie of minder tegen een uitkomst van vier of meer, gingen velen een vorm van bijgelovig gedrag aan, zoals harder gooien voor hogere cijfers, of systematisch gokken op lage cijfers na tweemaal hoge cijfers. Of het toewijzen van hun succes aan het voorgaand verloop van de dag, hun geluk in de liefde, het moment van de dag enz.

De meeste mensen nemen hun eigen omstandigheden niet realistisch waar, maar hebben een positief gekleurde illusie over zichzelf, hun vaardigheden, en hun mogelijkheden om de omgeving te controleren. Dergelijke bevindingen bevestigen het belang van het betrekken van individuele percepties van persoonlijke controle, zelfs illusoire, wanneer men risico nemend gedrag analyseert. Ze tonen aan dat de perceptie van controle, of het gebrek er aan, leidt tot corresponderend risicovol of veilig gedrag. “Don’t worry, I have got it all under control” is een beroemde laatste zinsnede vlak voor een ongeval. Het geven van het gevoel van controle met veiligheidsgordels, ABS, vier wiel aandrijving en helmen enz verleidt mensen dus tot riskanter, ondoordacht, of zelfs zorgeloos gedrag.

Hoe compenseren we voor waargenomen risico’s?

Een belangrijke onderliggende aanname van Risk Homeostasis Theory (RHT) en Risk Motivation Theory (RMT) is de gedragsmatige compensatie voor waargenomen wijzigingen in risicogehalte. Mensen tonen compensatie gedrag om een verschil te verminderen tussen het door hun waargenomen en door hun hun gewenst niveau van risico. De risico nemende strategie variabele DFO (Deviation from Optimal Response Pattern) toonde deze gedragsmatige shifts ook als een gevolg van wijzigingen in kans op straf. Dit werd voorspeld door de RMT, die stelt dat elke wijziging een nieuwe perceptie oplevert en het doelniveau van risico reset.

Wat onderscheidt RMT van RHT?

RMT is gebaseerd op RHT met zijn compensatie-gedrag feedback loop voor waargenomen verschil tussen gewenst niveau en doelniveau van risico. RHT, daarentegen, houdt geen rekening met veelvuldig, continu verschuivende doelniveaus van risico noch de risicozoekende tendens van mensen.

RMT is een uitbreiding van RHT door te stellen dat fysiologische en emotionele processen dezelfde compensatie functies ondergaan als de rationele cognitieve processen waarop de RHT voornamelijk zijn focus legt.

RMT stelt dat mensen risico’s nemen voor intrinsieke beloningen geassocieerd met het uitvoeren van risicovolle activiteiten, en dat dit proces ook een compensatie feedback loop heeft.

Alles bijeen breidt het RMT de RHT uit met het volgende:

  1. Het postuleren van multi target niveaus van risico dat constant compensatie vereist en mss nooit een homeostatisch gecontroleerd risico-optimum bereikt.
  2. De sterke nadruk op individuele motivatie processen, eerder dan collectief gedrag van een grotere populatie.
  3. Het belang van emotionele en fysiologische aspecten in de assessment (beoordeling) en evaluatie van risico nemend gedrag.
  4. De toevoeging van actie-georiënteerde beloningen (verlangen naar risico) aan de doel-georiënteerde beloningen (tolerantie van risico).

Kunnen we risico nemend gedrag holistisch beschrijven?

Het grote verschil tussen de RMT en andere theorieën is dat het vele facetten combineert van risico nemen in één enkel holistisch model. Het houdt rekening met het verlangen om risico te nemen, alsook het verlangen en het proces om het te controleren. Het behelst processen die zich niet bewust afspelen, zoals fysiologische en elementaire emotionele processen. RMT benadrukt emotionele, fysiologische en cognitieve aspecten van het nemen van risico’s, en een gedragsmatig compensatie feedback loop, ontworpen en ontwikkeld om de overkoepelende voordelen van het nemen van risico’s te optimaliseren.

De componenten van de ‘Risk Motivation Theory’ (RMT)

Implicaties van een Risico Motivatie voor het “Real Life”

Hoewel het vanzelfsprekend lijkt dat mensen voorzichtiger zijn wanneer er groot gevaar is, impliceert deze theorie ook dat mensen vrijwillig hun blootstelling aan gevaar vergroten wanneer het waargenomen risico laag is. Dit heeft implicaties voor de industrie, het verkeer, gezondheidskwesties, en het persoonlijke leven. De bevindingen leren ons dat wanneer we de omgeving veiliger maken, mensen zullen compenseren voor deze verhoogde veiligheid met het nemen van meer risico’s.

Implicaties voor het reduceren van ongevallen

Dit is dus van belang voor het ontwerp van de werkplaats. Hoe minder actieve input een werknemer heeft bij het werken met machines, hoe hoger de kans op verveling, te weinig opwinding en dus compensatie met risicovol gedrag. Bijv. duels met olietonnen, of races met vorkliften.

Daarom lijkt het van belang om de werknemers te betrekken in het design en de uitvoering van hun job. De hoeveelheid verantwoordelijkheid die men ervaart is waarschijnlijk proportioneel met de hoeveelheid risico die men ervaart. Risico zoekend gedrag moet dus beschouwd worden wanneer men ongevallen wil vermijden.

Hoewel programma’s voor aansporingen tot veilig gedrag enig lange termijn effect hebben, kan het verwacht worden dat er gewenning optreedt, mensen geraken gewoon aan de (gestegen) beloningen, en na enige tijd nemen ze terug meer risico’s. Het kan helpen om de aard van de beloningen periodiek te wijzigen, en flexibel te maken, afgestemd op de behoeften van de persoon, de individuele nood en verschillen, en door niet-materiële aansporingen naast materiële te gebruiken. Lof en faam hebben daarbij vaak een groter effect op intrinsieke motivatie dan materiële beloningen.

Veiligheidsmaatregelen, gecontroleerd en opgelegd door de overheid, kunnen wellicht best gebruikt worden in familiale omstandigheden. Door mensen van kindsbeen veilig gedrag aan te leren en te belonen voor het vertonen van risico-bewust gedrag zou men veel effectiever kunnen zijn dan het gedrag van volwassenen te wijzigen. Hetzelfde door het gewenste gedrag te vormen van bij het begin van de tewerkstelling.

Een andere belangrijke factor bij risico nemen is risico perceptie. Als een risico niet als zodanig gezien wordt als een bedreiging, kan men er niet als zodanig op reageren. Dus moet het herkennen van gevaar aangeleerd en getraind worden, anders gebeuren er sowieso ongevallen. Een voorbeeld is het verschil in de handrem-wiel combinatie bij een fiets t.a.v. bij een motor. Bij een fiets hoort de rechter handrem bij het wiel achteraan. Bij een motor is dat het voorwiel. Indien men dit niet weet, leidt dit tot accidenten.

De onoverkomelijke wens voor uitdagingen in ons dagelijks leven

Men moet zich echter ook realiseren dat hoe hoog de beloning of de straf ook kunnen zijn, de meeste mensen nemen nog steeds risico’s. Risico nemen is immers van belang voor overleven, en wordt intrinsiek en sociaal beloond. I.p.v. dus alle risico’s te elimineren, zou men dus moeten kanaliseren naar even risicovolle acties voor het individu, maar die minder risicovol zijn voor de maatschappij. Bijv. risico’s nemen met een race-car zijn meer getolereerd dan dezelfde risico’s nemen met een vrachtwagen met toxisch afval.

We moeten dus proberen mensen actief te laten kiezen welke risico’s ze nemen, en de situaties limiteren waarin ze die nemen, alsook andere situaties zoeken of locaties waar en wanneer ze risico’s willen nemen. Mensen moeten leren een kosten/baten afweging te maken van deze actie.

Anticipatie op plezier maken, en de feitelijke ervaring van emoties en fysiologische opwinding zijn zeer intens onder risicovolle omstandigheden. Het verhoogde plezier voorziet in een krachtige aansporing om situaties uit te zoeken die ons dat gevoel terug kunnen geven.

Hoeveel risico en intensiteit nog door iemand gevoeld wordt als plezier is echter onderworpen aan situationele en persoonlijke verschillen. Uit getuigenissen blijkt dat hoe hoger het ervaren risico, des te hoger de plezierige opwinding is, en des te hoger de hoeveelheid energie is die besteed wordt aan het controleren van het gevaar. Hoeveel men denkt, test, bescherming aanschaft en geld spendeert om de gevaren te controleren voor publieke figuren op een racebaan is waarschijnlijk evenredig met het gevaar voor de betrokken individuen.

De effecten van illusie van controle heeft potentieel belangrijke implicaties. De meeste onder ons hebben illusie van controle, optimisme en vaardigheden. We zijn wellicht allemaal risico nemers tot op een niveau waar we ons goed bij voelen. Naarmate we dit niveau overschatten, nemen we wellicht allemaal te hoge risico’s. Dit heeft consequenties voor ons overleven als soort. Namelijk, als er geen andere factor dit fenomeen compenseert, hadden we al uitgestorven moeten zijn, of zal dit snel gebeuren.

Een persoonlijke conclusie van de auteur

Gegeven de onverzadigbare drijfveer van mensen om meer, hoopt hij dat onze drive naar meer risico’s zal gepaard gaan met een evenredig sterke drive naar het onder de knie krijgen en controleren van risico’s en de omgeving, zodat men niet het ultieme risico moet nemen, gewoon om te weten wat er gebeurt in het hiernamaals. Wellicht zouden daarbij de gevolgen voorbijgaan aan het optimale niveau van de uitdaging.

Wicked World – Systeeminnovatie voor complexe vraagstukken

Auteurs: Karel van Berkel; Anu Manickam

Het eerste dat een mens zich moet realiseren is dat hij doorgaans kiest voor een eenvoudig leven. Complexe zaken vermijden we liever. En als het dan toch moet, kappen we het liefst in behapbare problemen. Allemaal in onze zoektocht naar zo eenvoudig mogelijke oplossingen.

Zo werkt het niet voor complexe vraagstukken. Voor de zogenaamde “wicked problems” in een “wicked world”. Daar gaan zaken normaal gezien niet zoals gepland. Systeem- en complexiteitstheorieën bieden inzicht in processen die zich afspelen tussen complexe dynamische systemen. Daartoe moet men de problemen met een systeembenadering aanpakken.

De auteurs leveren hiervoor een samenhangend model.

Om dit model vorm te geven bespreekt het eerste hoofdstuk (Wicked world) drie wereldbeelden.

De eerste is die van de beheersbare wereld. De wereld is beheersbaar geworden doordat we leerden plannen, prototypes te bouwen, alles uit te rekenen, en te experimenteren met vallen en opstaan. We lineariseerden de problemen, en maakten ons moeilijke zaken eigen.

De tweede wereld is de bubbelwereld. Deze wereld is onvoorspelbaarder. Moeilijke vragen komen op ons af. Zijn we nog wel veilig op terreurvlak, economisch vlak, op cybervlak? Mensen willen dergelijke vraagstukken vermijden vermits ze die complex vinden, en dat gedrag verergert nog als de urgentie en de ernst ervan toenemen. Mensen gebruiken sociale media om steun te zoeken. In zo’n wereld zijn mensen gevoelig voor populisme, polarisatie, manipulatie en desinformatie. Een gevaar dat daarbij optreedt is politieke framing: een vorm van vereenvoudiging van de werkelijkheid zodat het een groep aanspreekt. Het is een frame als project als het problemen benoemt, de oorzaak aanwijst en een simpele oplossing erbij geeft. Bij een frame als drama gaat het om de spelers, niet om de inhoud: er zijn schurken, helden en slachtoffers. Een bubbelwereld bevestigt de groep van zijn wereldbeeld, en zijn opinies. Dat komt over als veilig. Gelijkgestemden zoeken elkaar o.a. om die reden op in de gepaste bubbels.

De derde wereld is de complexe wereld. Daarin zijn er moeilijke problemen (tame problems) die eenduidig in deelstukken oplosbaar zijn, zoals een harttransplantatie. Andere problemen zijn complex. Dat zijn de wicked problems. Deze

  • zijn op meerdere manieren definieerbaar,
  • zijn niet deelbaar in kleinere problemen,
  • zijn problemen met meerdere betrokkenen en meerdere belangen,
  • zijn problemen waarvoor veel verschillende oplossingen worden bedacht,
  • zijn problemen waarbij elke oplossing een volgend probleem triggert,
  • ontwikkelen zich onvoorspelbaar.

Daarnaast bestaan nu ook super wicked problems. Deze hebben vier extra eigenschappen:

  • De tijd raakt op.
  • De veroorzakers geven tevens de oplossing.
  • Er bestaat geen machtscentrum dat krachtig genoeg is om het aan te pakken.
  • Irrationele argumenten worden ingezet om er niets aan te moeten doen.

Een voorbeeld hiervan is klimaatopwarming.

De context waarin leiders besluiten moeten nemen zijn daarbij viervoudig:

  • Eenvoudige problemen -> best practices. Bijv. stoppen voor een rood licht.
  • Moeilijke problemen -> good practices. Bijv. een open hart operatie.
  • Complexe problemen -> geen juiste antwoorden, stapje voor stapje. Bijv. het klimaat.
  • Chaotische context -> snelle reacties. Bijv. een brand.

Het allermoeilijkste is dat deze vier contexten in het werk van leiders dan nog eens door elkaar lopen.

‘Een systeem is een netwerk van relaties tussen elementen dat als afzonderlijk geheel functioneert, met eigen grenzen en een eigen identiteit.’

Problemen tussen systemen ontstaan in interacties.

Bij complexiteitsbenaderingen ontstaan dingen door interacties die ongewild en ongepland leiden tot iets nieuws: evolutie in plaats van planning en ontwerp.

De complexe adaptieve systeemtheorie (CAS) (John Holland, 1992) beschrijft hoe systemen veranderen en zichzelf intern reorganiseren in reactie op problemen in de omgeving. De belangrijkste kenmerken van de CAS-theorie zijn:

  • Relaties, interactie en samenhang bestaan tussen elementen in een systeem en tussen systemen.
  • Agents zijn semi-autonome elementen in een systeem die op elkaar reageren, zich aanpassen, leren en evolueren.
  • Evolutie: strategiën zoeken die passen bij het veranderde systeemlandschap.
  • Co-evolutie: alle betrokken systemen evolueren mee.
  • Niet een enkel centraal besturingsmechanisme: er ontstaat zelforganisatie.
  • Kleine variaties kunnen aanleiding geven tot grote veranderingen / verschillen in uitkomsten.
  • Lokale micro-interacties kunnen macro-eigenschappen uitlokken en patronen en een nieuwe orde die door niemand van tevoren was bedoeld.
  • CAS is op zijn best als er naast orde ook voldoende chaos is.

Hoe pak je nu wicked problems aan?

Een aantal aanbevelingen zijn:

  • Breng naast het probleem ook de context in kaart.
  • Pas je aan de steeds veranderende unieke omgeving aan.
  • Reken op onvoorspelbaarheid, escalaties en oncontroleerbaarheid.
  • Werk interdisciplinair samen.
  • Exploreer verschillende visies, benaderingen, oplossingen.
  • Betrek stakeholders.
  • Begrijp de paradigma’s en communicatieregels van de stakeholders.
  • Zoek naar gemeenschappelijke waarden en belangen.
  • Breng complexe samenhang in kaart en teken ze uit.
  • Zoek naar hefbomen (kleine ingrepen met een groot effect).
  • Zoek naar mogelijke neveneffecten van een aanpak.
  • Experimenteer via trial en error. Blijf lerend veranderen.

Dit wordt verder uitgewerkt in de rest van het boek.

Agile Project Management with Kanban

Auteurs: Eric Brechner; James Waletzky (draagt bij aan een hoofdstuk)

Het doel van Kanban is om op elk moment van de werking van de medewerkers waarde toe te voegen aan het product of de dienst ten behoeve van de klant. Het gaat dus om een soort optimalisatie van de inspanningen van de teamleden, ten behoeve van eigenlijk alle partijen.

De auteur (Eric Bechner) schrijft vanuit zijn ervaring als pioneer van Kanban bij Microsoft in het “Xbox engineering team”. Vanuit zijn ervaring toont hij aan hoe het zou kunnen werken voor andere teams.

In het eerste hoofdstuk geeft de auteur een hands-on manier aan om het management te overtuigen dat Kanban een manier van managen is die best wel aansluit bij de manier van werken in de huidige tijd. Deze argumenten worden verpakt als een een brief aan het management, die bijna direct copy-paste gewijs kan gebruikt worden, mits aanpassingen die nodig zijn voor uw organisatie.

In het tweede hoofdstuk “Kanban quick-start guide” kan je al direct aan de slag met Kanban. De eenvoudige principes van Kanban worden uitgelegd, zodat de leercurve om ermee aan de slag te gaan minimaal is. Uiteraard, zoals bij alle managementmethodes, moeten er soms problemen opgelost worden, zoals bijv. bottlenecks of trage voortgang van zaken, of zaken die een impact hebben op het hele team. Om daarin tegemoet te komen, zijn de meest voorkomende problemen opgenomen in de paragraaf “Troubleshooting” waarin de lezer kan putten uit de ervaring van de auteurs.

In hoofdstuk drie leert de lezer managementtechnieken van Kanban om o.a. tijdsschattingen te maken over o.a. hoe lang het project nog gaat duren. Daarbij worden begrippen geïntroduceerd zoals MVP (Minimum Viable Product), Aantal nodige taken om een product af te werken, “Task Completion Rate”, “Expected completion date”, “Current Task Estimate”, “Task Add Rate”… Spijtig genoeg worden formules textueel beschreven en er niet bij gezet in formulevorm, wat enige programmatie zou ten goede komen.

Hoofdstukken vier en vijf gaan respectievelijk over de nodige aanpassingen wanneer men overschakelt uit de waterval methode of de Scrumm methode naar Kanban. Vermits het doorgaans des mensen is om weerstand te bieden aan verandering, geeft elk hoofdstuk op het einde een “directe” Q&A sectie voor antwoorden op moeilijke vragen van medewerkers.

Hoofdstuk zes gaat over typische dingen voor ICT-teams, zoals “continuous integration”, “continuous publishing” en “continuous deployment” bij het ontwikkelen van componenten, apps en diensten. Daarbij kan de afhankelijkheid van een team van andere teams bepalend zijn voor de eigen prestaties.

Hoofdstuk zeven gaat over hoe je Kanban gebruikt in grote organisaties, met honderden engineers of meer. Daarbij zijn onderlinge afhankelijkheden nog meer bepalend voor de samenwerking van teams.

Hoofdstuk acht gaat over “sustained engineering”. Het heeft te maken met het gebruik van Kanban eens het project is opgeleverd, maar er nog nazorg nodig is zoals bijv. extra bugfixing of stabiliseren van de toepassing.

Het laatste hoofdstuk, hoofdstuk negen, kijkt naar andere bronnen en verder: wat kan je nog verbeteren eens je Kanban hebt geadopteerd? Het vertelt over het gebruik van Kanban in combinatie met Agile en Lean. Het vertelt over de principes waarvan Kanban gebruik maakt zoals visualisatie, minimalisatie, “Little’s Law”, “Single Piece Flow”, en de “Theory of constraints” en “Drum, Buffer Rope”. In dit hoofdstuk geeft de auteur bij elk onderwerp tips voor verdere literatuur, indien het de lezer interesseert om er meer van te weten.

Kanban in de praktijk

Auteurs: Sam Laing; Karen Greaves

Hoe kregen de auteurs hun boek in 1 week geschreven? Door visualiseren, regelmatig prioriteren en her-prioriteren, neen te zeggen als iets niet waardevol was, de actuele dingen die onderhanden waren beperkt te houden in aantal zaken, en te focussen op het afmaken van taken.

Wat is Kanban? “Het is een simpele manier om je werk te organiseren en je te focussen op het voltooien van taken die de meeste waarde toevoegen. Kanban voorkomt dat je vooral erg druk bent, maar geen resultaten boekt.” In het boek worden 5 principes gehanteerd:

  • Visualiseer je werk.
  • Beperk de hoeveelheid onderhanden werk en gebruik een pull-methode om het werk naar je toe te trekken.
  • Zorg voor doorstroom.
  • Maak afspraken expliciet.
  • Verbeter samen.

Het is een planningsmethodiek die ontwikkeld werd door de Japanner Taiichi Ohno bij Toyota. Het woord betekent “visueel bord” of “visuele kaart”. De dingen die bijbleven zijn:

Hoofdstuk 1: Werk visualiseren.

Stap 1 is het visualiseren van de workflow op een fysiek bord. Dit bestaat uit twee onderdelen:

1° moet je de stappen bepalen waaruit het werkproces bestaat,

2° moet je de taken bepalen die het werkproces zullen doorlopen. Dit zijn de items die het proces op het bord van links naar rechts doorlopen.

Er is niet een enkele goede manier om dit te doen, want elk project is anders. De teams bestaan uit andere mensen, elke situatie kent andere op te lossen problemen, enzovoort. Gebruik daarom geen ideaalbeeld van hoe het proces zou moeten lopen, maar gebruik de feitelijke stappen die het proces doorloopt. Je hoeft daarin niet té specifiek te zijn, je kan immers de Kanban-lay-out later in het project aanpassen aan de behoeften.

Hoofdstuk 2: WIP en pull

“In Kanban krijg je geen werk toebedeeld maar trek je werk naar je toe”.

Het streven is om zo snel mogelijk alles afgewerkt te krijgen. Daartoe beperkt het de hoeveelheid onderhanden werk met een WIP code: Work In Progress. Deze code krijgt een waarde per stap. Is de WIP-code voor een stap bijv. 3 dan mag er in die stap maximaal 3 taken staan. Om een nieuw item in een stap te plaatsen moet indien het maximum bereikt is, eerst een ander item de stap verlaten. Daardoor komt de focus te liggen op het afronden van taken en niet op het beginnen ervan.

Hoofdstuk 3: Doorstroom verbeteren

“Focus je niet op het starten, maar op het afmaken van taken.”

Door daar op te focussen, trekt Kanban het project stelselmatig vooruit. Dit volgt ook uit de pull-strategie ervan om de medewerkers de taken naar zich toe te laten trekken.

Soms kan een taak vastlopen door bijv. een externe reden. Dat heet een blokkade. Die moet je eerst oplossen. Het mag niet de bedoeling zijn hiervoor een kolom “in wacht” te maken, want dan hoopt t werk op en krijg je op termijn er geen beweging meer in. Hou het best in de huidige stap maar geef het een merkteken mee dat dit item geblokkeerd is. Dan blijft het meetellen voor de WIP limiet en heeft iedereen er belang bij dat het opgelost geraakt. Iedereen kan dan samen nadenken en werken aan een oplossing.

Een handige tip hierbij is dus het aantal externe afhankelijkheden in de stappen te beperken tot een minimum.

Hoofdstuk 4: Expliciete afspraken

“Mensen begrijpen dat afspraken er zijn om het werk in beweging te houden.”

Maak afspraken concreet. Een concrete afspraak heet een policy. Die zet je best in geschrifte en zichtbaar op het bord. Het grote voordeel is dat er daarna niet meer emotioneel over moet gedaan worden. Afspraken mogen veranderen als daar nood toe is. Een afspraak kan bijvoorbeeld zijn hoe de items geprioriteerd worden. Bijv. met een nummer, of met de volgorde op het bord.

Naast de taken voor het project kan men ook andere taken hebben. Daarvoor kan men zwembanen toevoegen, of een aparte Kanban starten. Men kan dan een agenda gebruiken om de taken vast te leggen wanneer men waaraan werkt. In tijdstippen per dag of in blokken van dagen in de week of met wisselende weken enz.

Hoofdstuk 5: Samen verbeteren

“Het is belangrijk regelmatig even te stoppen om achterom te kijken en te reflecteren.”

Even stoppen en terugkijken met de vraag ‘waar staan we, wat ging goed, wat minder, en waarom?’. Dat heet een ‘retrospective’. Maak ook maximaal 1 persoon aansprakelijk voor het proces. Wanneer deze een idee krijgt van de capaciteiten van het team kan hij de balans tussen vraag en capaciteit aanpassen. Bijv. door onbelangrijke of onhaalbare zaken uit de backlog (de ‘te doen’ kolom) van het bord te halen. Wat nooit gaat gebeuren moet niet op het bord blijven staan.

Verder is het aan te raden om periodiek 30 minuten te reserveren om te zien of de aanpak volgens de huidige Kanban structuur nog optimaal is. Dat doe je best niet alleen.

Dienend leiding geven – zacht voor mensen, hard voor resultaten

Auteur: Roeland Broeckaert

“In principe is het toch simpel? Je moet gewoon zorgen voor gelukkige medewerkers”. Het klopt dat de medewerkers belangrijk zijn als sociaal kapitaal. Maar is het simpel? Er zijn immers spanningsvelden, bijv. tussen delegeren en vertrouwen, tussen beschikbare tijd en prioriteit, tussen kwaliteitsvolle kwantiteit en budget. Key is dan drive bij je medewerkers. Daartoe moeten ze zelf initiatief herkennen en nemen, talenten ontwikkelen, samenwerken, efficiënt zijn, geloven in wat ze doen.

Als leidinggevende ben je dus als een papa met kinderen: je helpt hen met oefenen tot ze het zelf kunnen. Zodat ze later zelf op hun beurt hun kinderen kunnen helpen. Leiderschap gaat dus niet over volgers, maar over leiders vormen. Naast de bestaansreden van de organisatie is dus de medewerker een doel op zich. Verder is dienend leiderschap een natuurlijk fenomeen. Zo zou een roedel wolven minder hiërarchisch zijn dan vroeger gedacht. Elk neemt ook daar op zijn tijd de leiding over de dingen die hij/zij het beste kent. De leider leidt niet om de baas te zijn. Hij/zij is geen controlefreak en delegeert zoveel als mogelijk. Er is inspraak, de structuur is niet rigide, geen dreigementen noch machtsvertoon. Er is veel empathie. Het is een voorbeeld uit de natuur die zichzelf continu vormt volgens de meest efficiënte werkwijze, hier samenwerken. Hieruit kan een dienend leider leren hoe een “mensenroedel” te leiden. Mandaat daarin verdien je door een evenwicht te vinden tussen dienen en sturen. Daarmee moet je een aantal behoeften van je medewerkers invullen. Dat zijn: (ABC)

  • Autonomie: de medewerker wil zelf bepalen wat hij hoe doet.
  • Binding met een doel en het team: de wens om samen iets zinvol te doen, iets dat ‘het verschil’ maakt. Samen met het team en de organisatie.
  • Competentie: de medewerker wil ergens goed in zijn en daarvoor erkenning krijgen.

Bij niet-hiërarchische natuurvolkeren kan een leider de groep meestal niet hiërarchisch controleren. De positie van de leider wordt dan bepaald door de waarde die de groepsleden hem toebedelen. In zo’n vlakke hiërarchie en zonder machtsverschillen, zoals in een zelfsturende netwerkorganisatie, is dienend leiderschap haast vanzelfsprekend. Studies wijzen uit dat dienend leiderschap op termijn het effectiefst is. Maar het vereist ook het meest van vertrouwen. Er heerst minder rivaliteit en minder ziekteverzuim onder de medewerkers. Daarmee dus ook minder stress bij de leider. Dus ook meer tijd voor een beter contact met de werkvloer. Dus een beter draagvlak. En meer aandacht voor de klant. En daar staan de medewerkers nu net het dichtst bij. Ze doen hun werk dus best met volle goesting, en met drive, want zij zijn de ambassadeurs van de organisatie. Dus moeten ze goed geleid worden door een goede leider. Autoritair leiderschap, zo is geweten, heeft een contraproductief effect. De medewerkers gaan dan meer / te veel werken voor maximale persoonlijke beloning. Een vorm van eenzijdige winstmaximalisatie. En dus minder aandacht voor empathie met de collega’s en de klant. Het effect van dienend leiderschap kan dus moeilijk worden overschat. Het werkt van een systeem van persoonlijke winst-drijfveren naar drive van de medewerker.

Daartoe moet er aan ABC gewerkt worden. Maar hoe doe je dat? Daartoe kan je als leidinggevende een aan een telkens een andere positie innemen:

  • Autonomie – De manager: door ruimte te geven aan de medewerkers en de regie van de activiteiten ter hand te nemen
  • Binding – De leider: door de richting van de organisatie aan te geven en de relaties te versterken tussen alle stakeholders
  • Competentie – De coach: door de rollen te bepalen op basis van talenten eerder dan competenties en reflectie te stimuleren in een veilige leeromgeving.

In de hoofdstukken die volgen werkt de auteur deze zaken stapsgewijs uit. Het gaat onder andere over de meetlat die je legt voor je medewerkers, de visie die je creëert voor de organisatie, en voor de houdingen tav de ABC-noden van de medewerkers. Daartoe reikt de auteur een scala aan mogelijkheden.